Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków - to nowe brzmienie art. 29 § 2 kodeksu pracy, który zacznie obowiązywać od dnia 1 września 2016 r.
Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. 2016 poz. 910) wprowadza od dnia 1 września 2016 r. obowiązek pracodawcy potwierdzenia pracownikowi na piśmie ustaleń co do stron, rodzaju umowy oraz warunków zatrudnienia przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Jeśli pracodawca nie potwierdzi na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy może zostać ukarany karą grzywny w kwocie od 1000 zł do 30 000 zł.
Dotychczas pracodawca miał obowiązek najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 kodeksu pracy w brzemieniu do dnia 1 września 2016 r.). Oznaczało to, że pracodawca mógł zwlekać z wykonaniem tego obowiązku do końca pierwszego dnia pracy pracownika. W praktyce pracodawcy, którzy zatrudniali pracowników nielegalnie, w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy tłumaczyli, że pracownik nie posiada pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia, bo jest to jego pierwszy dzień w pracy. Trudno było udowodnić pracodawcy fakt zatrudnienia pracownika "na czarno". Nowelizacja przepisu art. 29 § 2 kodeksu pracy ma to zmienić.
Od dnia 1 września 2016 r. każda osoba jeszcze przed przystąpieniem do pracy w ramach stosunku pracy będzie musiała posiadać umowę o pracę zawartą na piśmie albo pisemne potwierdzenie podstawowych ustaleń umowy o pracę zawartej w formie innej niż pisemna.